La administración de edificios y condominios corresponde a la actividad de gestionar de forma eficiente todas las labores necesarias para el correcto funcionamiento de la vida, y el bienestar de todas las partes dentro de la edificación. Un desglose de lo que abarca este tipo de administración sería: el área financiera, el área administrativa, el área de la convivencia, entre otras.
Como vemos es un servicio imprescindible, que debe contar con un personal capacitado para poder asegurar el buen vivir dentro de la comunidad, independiente de si la edificación es limitada, como los edificios, o más abierta en el caso de los condominios. Dentro del cuadro legal se estipula que esta actividad se da “con las facultades que disponga el reglamento de copropiedad respectivo, por la persona natural o jurídica designada por la asamblea de copropietarios, y a falta de tal designación, actuará como administrador el Presidente del Comité de Administración” (Ley 21508) por lo que sí es una actividad que se encuentra regulada por la ley sobre copropiedad inmobiliaria en Chile.
Partiendo de esta base, primero la administración de edificios requiere de especialistas de todas las áreas, pues no consiste solamente en velar por el pago de los servicios básicos o la limpieza del lugar. Para poder ejecutar esta actividad, comúnmente se contratan los servicios de una empresa o personas jurídica certificada y capacitada acorde a las actuales leyes del mercado inmobiliario. Esto comprende la mantención de los ascensores, un correcto plan de emergencia y chequeos de prevención de riesgo, la contratación de personal y sus debidas obligaciones, contaduría, entre otros.
En segundo lugar, la administración de condominios continúa la línea antes presentada, pero se suma a aquello una organización y control del lugar, en que muchas veces debe realizarse en conjunto a la municipalidad o las autoridades correspondientes, ya que pueden existir espacio comunes o con fines recreativos que requieran autorización en caso de alguna modificación, lo mismo sucede cuando los miembros de la comunidad deciden limitar ciertas calles por seguridad. Es un trabajo que requiere actividad en terreno y constante regulación, a diferencia de un edificio en que muchas de las tareas se pueden automatizar.
¿Cuál es la ley de administración de edificios?
A la fecha en Chile, es vigente la Ley 21.442 de administración de edificios, dejando sin efecto a la antigua ley N°19.537.
Esta nueva ley abarca temas de copropiedad y administración, frente a las nuevas formas de vida y problemáticas que han surgido durante el último tiempo. Primero, trata sobre la descripción y distintos tipos de edificación que hacen de un espacio un condominio. Segundo, las definiciones y qué comprenden los espacios según su propietario o el uso común de todas las personas, como puntos de iniciales. Luego en los siguientes títulos, están los derechos y obligaciones de los copropietarios, tal como: “cada copropietario deberá contribuir a todas las obligaciones económicas del condominio y/o sector o edificio en que se emplace su unidad, en proporción al derecho que le corresponda en los bienes de dominio común” citando el título II, art. 6. Más adelante, se trata el reglamento de copropiedad, siendo este el instrumento legal para delimitar todas las acciones, derechos, deberes y limitaciones de todas las partes.
Finalmente el título IV incluye la administración de propiedades, dividiendo a las entidades entre: la asamblea de copropietarios, comité de administración, administrador y subadministrador. Siendo el párrafo 6 el que obliga que “todo condominio será administrado por la persona natural o jurídica designada por el propietario del condominio como primer administrador”, continuando con un detalle de todas sus funciones, actualizadas acorde a las problemáticas que han surgido; como la situación sanitaria y la propia del país.
Ley de copropiedad 19537
La ley de copropiedad 19537 fue derogada el 13 de abril de 2022, por lo que en la actualidad no se encuentra vigente.
Se describe en título I como una ley que “regula un régimen especial de propiedad inmobiliaria, con el objeto de establecer condominios integrados por inmuebles divididos” a raíz de los cambios y el aumento demográfico vividos en los 90’. Sin embargo, para el presente no logra regular todas las situaciones que se desencadenan dentro de un espacio común, y por lo tanto debió ser modernizada de acuerdo a las nuevas necesidades, seguridad y regulaciones.
¿Quién regula la administración de edificios?
Gracias a la actual ley en vigencia, todo administrador sea persona natural, jurídica o empresa, debe registrarse previamente a ejercer sus funciones en el registro nacional de administradores de condominios, quedando allí todos sus antecedentes.
En el título XIII se especifica que todo aquellos inscritos, con el fin de ejercer esa profesión de forma legal, deben corresponder a “las secretarías regionales ministeriales para conocer y resolver las reclamaciones que se interpongan” en contra de ellos, siendo este una instancia de fiscalización. Sin embargo, existen otras entidades con la jurisdicción de regular su correcto funcionamiento, como lo son; el comité de administración, el juzgado de policía local o las municipalidades.
¿Qué es el comité de administración?
Según la ley 21442 el comité de administración es la entidad encargada de representar a la asamblea de copropietarios en diferentes instancias con todas sus facultades, a excepción de materias extraordinarias. Esta última en su primera sesión debe designar a los individuos que la componen.
Integrada por “un número impar de miembros, de a lo menos tres y con un máximo de cinco, salvo que el número de integrantes deba ser mayor”, específicamente por personas naturales propietarias del condominio, sus cónyuges, convivientes civiles u otro representante ante notario. Ellos pueden ejercer por un periodo máximo de 3 años o por el designado por el comité.
Funciones del comité de administración de un edificio
Las funciones del comité de administración de un edificio, definido anteriormente, se encuentran estipuladas en primer lugar por la Ley 21442, abarcando el poder dictar normas que ayuden a la administración del lugar, teniendo presente que estas normas no pueden ir en discriminación arbitraria de algún grupo o individuo, independiente de si son propietarios permanentes o transitorios. Hasta y con la misma obligación, la infracción de multas estipuladas en el reglamento de copropiedad. Por su parte, el presidente del comité de administración, ejerce sus funciones como la persona encargada de llevar un libro de actas, “los antecedentes que respalden los acuerdos adoptados, las copias autorizadas de las reducciones a escritura pública e inscripciones requeridas por esta ley y una copia del archivo de documentos del condominio a que se refiere el inciso quinto del artículo 9°”. Además, de facilitar un libro a todas las partes del condominio para poder dejar información para el buen desarrollo de la convivencia y el funcionamiento de las tareas, así también puedan registrarse reclamos y solicitudes por los ocupantes.
¿Por qué es necesaria la administración de edificios y condominios?
La administración de edificios y condominios es necesaria, ya que permite el desarrollo y bienestar de todas las partes que viven dentro de un edificio o condominio. Esto refiere a que, primero, legalmente, es obligatorio que todos los espacios habitados por una comunidad de viviendas cuenten con una entidad administradora que vele, y haga cumplir todas las normativas legales vigentes, así como también las reglas internas que permiten una buena convivencia.
Segundo, la administración de edificios y condominios es necesaria para cuidar los espacios privados y comunes que existen dentro de las limitaciones, ya sea por medio de mantenciones, revisiones de seguridad, un correcto aseo y pasos a seguir para hacer uso de lugares habilitados para fiestas, reuniones, ejercicio, entre otros. El no desempeño de esta labor puede generar un deterioro irreversible del lugar, y por ende, una pérdida en el valor de las propiedades.
Como tercer punto, se deben considerar los edificios que son destinados a la renta o arriendo de corto o largo plazo. Para este caso, la empresa o persona a cargo debe cubrir el servicio de corretaje o búsqueda de arrendatarios de forma eficaz, es decir, se encargará de revisar antecedentes financieros de los candidatos, la contratación de seguros de ser necesario, asesoramiento legal para el contrato o en caso de problemáticas generadas por alguna de las partes, personal capacitado para la correcta entrega y devolución del inmueble, entre muchas otras aristas.
Finalmente, para que el espacio funcione de forma adecuada existen personas que trabajan (portero, conserje, contador, administrativos, etc.) que requieren de atención y cuidados laborales.
¿Qué regula la administración de copropiedades?
La administración de copropiedades es un régimen jurídico, es decir, en el ámbito legal es un reglamento que establece y regula el funcionamiento de esta actividad.
El artículo primero señala que este instrumento de copropiedad inmobiliaria, “corresponde a una forma especial de dominio sobre las distintas unidades en que se divide un inmueble, que atribuye a sus titulares un derecho de propiedad exclusivo sobre tales unidades y un derecho de dominio común respecto de los bienes comunes”. Siendo entonces, el punto de partida para el buen uso y administración de los espacios, independientes de si son privados o públicos dentro de las instalaciones.
Por supuesto, existen puntos claves que los administradores deben de considerar con mayor rigurosidad, ya que ahora están regulados por la administración de copropiedades. Por ejemplo, las facultades que poseen para cobrar arriendos o gastos comunes a la comunidad, así como también el procedimiento en caso de no pago. La nueva forma de llevar a cabo juntas o asambleas y las razones en que estas pueden involucrar nuevas normas para los vecinos. Las nuevas funciones y retribuciones que tienen el comité de administración del edificio y el administrador, por mencionar algunas.
¿Todos los edificios y condominios deben tener una administración de propiedades?
A la fecha, todos los edificios y condominios en Chile deben tener una administración de propiedades, de forma obligatoria según lo señala la ley de copropiedad inmobiliaria. Con el fin de contar con una entidad capaz de gestionar de forma eficiente todas las labores necesarias para el correcto funcionamiento de la vida, y el bienestar de todas las partes dentro de la edificación.
En otras palabras, es imprescindible su presencia como medio regulador y responsable para que todos los servicios y personas que trabajan y viven puedan estar en armonía, ser un medio de comunicación y mediador en caso de haber problemas, la supervisión del correcto empleo de la ley, reglamentos o manuales para que llevar el orden administrativo transparente para todos. Al ser común que exista más de un propietario, resulta muy práctico el contar con un equipo de trabajo capacitado y disponible para realizar las tareas requeridas, o asistir a alguna emergencia.
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